Что такое инвентаризация?
Инвентаризация - периодическая проверка наличия числящихся на балансе Компании ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности, данных учета.
Задачи инвентаризации
Инвентаризация является значимым элементом системы внутреннего контроля. Основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
Виды инвентаризации
В зависимости от полноты охвата, инвентаризация может быть;
- полная - обеспечивает реальность отражения в учете всех активов, обязательств;
- частичная - охватывает 1 (один) или несколько видов активов, обязательств.
По своему характеру инвентаризации подразделяется на:
- плановые - осуществляемые в заранее намеченные сроки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;
- внезапные - проводимые по распоряжению руководителя или учредителя, при смене материально-ответственных лиц, при смене должностных лиц, после стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций.
Инвентаризации подлежат:
- имущество Компании, независимо от его местонахождения;
- имущество, не принадлежащее Компании, но находящееся в его владении и (или) пользовании (например, находящееся на ответственном хранении, арендованное и т.п.);
- дебиторская задолженность;
- все виды обязательств.
Порядок проведения инвентаризации
1. Назначение постоянной инвентаризационной комиссии
В Компании должна быть организована постоянно действующая инвентаризационная комиссия, на основании приказа руководителя Компании. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители отдела внутреннего аудита, администрации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. При необходимости, в состав комиссии включаются представители внешнего аудита.
Скачать образец приказа о назначении постоянной инвентаризационной комиссии.
2. Плановые и внеплановые инвентаризации
По основаниям проведения инвентаризации классифицируются:
- плановые;
- внеплановые.
Плановые инвентаризации проводятся по графику проведения инвентаризаций в указанные сроки.
Скачать образец графика проведения плановых инвентаризаций.
Внеплановые инвентаризации проводятся:
1) по решению первого руководителя;
2) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
3) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
4) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
5) при реорганизации субъекта перед составлением разделительного бухгалтерского баланса.
Скачать образец приказа о проведении внеплановой инвентаризации.
3. Привлечение к инвентаризации материально ответственного лица
Инвентаризацию следует проводить в присутствии материально ответственного лица, в ведении которого находятся инвентаризируемые ценности.
Проведение инвентаризации в отсутствии материально-ответственного лица возможно только в том случае, если оно не может присутствовать. В этом случае, в состав инвентаризационной комиссии необходимо включить 1 (одно) или несколько лиц, независимых от Компании и с хорошей репутацией.
4. Подготовка к инвентаризации
До начала инвентаризации в бухгалтерии необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в реестрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.
На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам и т. п. На материальных ценностях следует вывесить ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их качества, количества, веса и меры.
Лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на хранение, оприходованы, а выбывшие списаны.
До проведения инвентаризации члены комиссии:
1) знакомятся с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации;
2) пломбируют подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;
3) проверяют исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения;
4) получают последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.
5. Проведение инвентаризации
Инвентаризацию основных средств, нематериальных активов, запасов, денег и других ценностей проводят по каждому их местонахождению и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
По запасам, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных/насыпных материалов и продуктов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладывают к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров, ведомости отвесов ведет 1 (один) из членов рабочей комиссии и материально-ответственное лицо. Ведомость отвесов прикладывают к описи.
Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов, их количество, показывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.
6. Оформление материалов инвентаризации
Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся в инвентаризационные описи, формы которых утверждены Приказом 562.
В конце описи материально ответственное лицо субъекта дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.
Если период проведения инвентаризации имущества составляет более чем один день, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица.
В случае если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки для фактического наличия имущества, форма которых утверждена Приказом 562.
На ценности, пришедшие в негодность, либо с истекшим сроком годности, составляется отдельная инвентаризационная опись, в протоколе комиссии их отмечают отдельно, причем указывают причины порчи и виновных в этом лиц.
В тех случаях, когда материально-ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, оно может (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии. Заявление материально-ответственного лица о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании, пропуском, просчетом, и т.д., принимаются до открытия места хранения, где проводили инвентаризацию.
Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и, в случае их подтверждения, производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Исправление ошибок производят во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставлением правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
7. Оформление выявленных отклонений
Для выявления результатов инвентаризации активов и запасов инвентаризационной комиссией или бухгалтерской службой составляются сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляются только по ценностям, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов). Стоимость излишков и недостач материальных ценностей в сличительных ведомостях приводится с их оценкой в учетных регистрах.
Сличительная ведомость составляется в 1 (одном) экземпляре и хранится в бухгалтерской службе.
По всем недостачам, излишкам, потерям, связанным с порчей активов и других ценностей или с истечением их срока годности, а также пропуском сроков исковой давности по взысканию дебиторской задолженности, инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих лиц.
На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь от порчи ценностей, а также их излишков, и в соответствии с этим вносит предложения по регулированию разниц между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета.
8. Утверждение результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.
По окончанию проведения инвентаризации составляется протокол заседания инвентаризационной комиссии, в котором отражаются результаты инвентаризации и предложения комиссии.
Скачать образец протокола заседания инвентаризационной комиссии.
Протокол и все материалы инвентаризации передаются первому руководителю компании. После ознакомления с результатами инвентаризации руководитель издает приказ об утверждении итогов инвентаризации и направляет приказ и все материалы инвентаризации в бухгалтерию компании.
Скачать образец приказа руководителя об утверждении итогов инвентаризации.
9. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- Активы, материальные ценности и деньги, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с признанием дохода, с последующим установлением причин возникновения излишка.
- Суммы установленных недостач, хищений имущества, а также суммы потерь от порчи и просрочки материальных ценностей - относятся на счет виновных лиц, либо на счет убытков на основании приказа руководителя Компании.
- Суммы установленных недостач в пределах естественной убыли списываются на производственные расходы.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за 1 (один) и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
